Как правильно оформить протокол производственного собрания

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (495) 332-37-90
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 449-45-96 Доб. 640

Активировать доступ. Только сегодня! Получить досье на компанию. Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Протокол совещания является разновидностью деловых бумаг, отражающей весь спектр событий, произошедших в рамках собрания персонала компании.

Протоколы собрания позволяют вести учёт всех процедурных действий, будь то корпоративное собрание, собрание правления неправительственной организации или неформальное собрание комитета. Эффективное и быстрое составление протокола собрания позволит вам держать все собрания под контролем и без труда предоставлять краткую сводку тем, кто не смог присутствовать на нём.

Из этой статьи вы узнаете, зачем нужны протоколы, какие они бывают и как их правильно создавать. Мои советы по осваиванию процесса протоколирования пригодятся начинающим сотрудникам сферы делопроизводства.

Образец заполнения протокола общего собрания работников

Если вы знаете, как именно составлять протокол совещания, тогда каждая подобная деловая встреча будет плодотворной и ведущей ваш бизнес к постоянному росту и развитию. Но чтобы это произошло, важно соблюдать правила и этапы протоколирования, а именно, понимать, как подготовиться к мероприятию, какие детали фиксировать в документе, как грамотно всё это оформить и затем хранить. Если вы хотите узнать все основы и тонкости данного процесса, то читайте далее нашу статью. Специальный документ, который составляется с целью фиксирования всех основных вопросов, обсуждаемых на собраниях трудового коллектива, в деловой практике называется протоколом совещания.

Законодательство не требует обязательного ведения таких протоколов, чаще всего порядок их оформления закреплен во внутреннем документообороте организации. Тем не менее иногда это бывает просто необходимо. Независимо от того, в какой сфере действует фирма, каковы масштабы ее деятельности и численность персонала, периодически везде проводятся собрания коллег с целью обсуждения тактических и стратегических целей функционирования предприятия.

Это нужно для того, чтобы вовремя определить пути развития бизнеса и способы решения текущих задач. Не все подобные собрания фиксируются протоколами, и это вполне нормально. Руководство предприятия может самостоятельно решать, какие совещания должны быть запротоколированы, а какие нет. Главная цель ведения подобных актов — фиксация всех основных вопросов, обсуждаемых на собрании, предложений, выдвинутых сотрудниками, и принятых решений. Чаще всего данный документ составляется в обязательном порядке, когда на собраниях обсуждаются стратегически важные для организации вопросы или в них участвуют представители фирм-партнеров, государственных органов, иных служб.

Другими словами, протокол рабочего совещания призван регистрировать все решения, которые были приняты к исполнению в результате совместного обсуждения трудовым коллективом целей и задач деятельности предприятия. Руководство хозяйствующего субъекта должно заранее постановить, необходимо ли оформлять протокол хода очередного собрания коллектива. Если принимается такое решение, то секретарь совещания готовит образец данного документа в составе прочих бумаг.

Чтобы каждое собрание трудового коллектива фирмы было успешным и плодотворным, к нему важно основательно подготовиться. Ответственность за это лежит на руководителе организации. В первую очередь нужно определить, к какому типу совещаний относится предстоящее собрание:. Подготовка протокола совещания — не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. Это связано с тем, что в данном документе необходимо указать очень большой объем информации, который чаще всего не ограничивается парой страниц текста.

Для того чтобы акт был составлен корректно и никакие детали не были упущены, лучше приступить к его подготовке заранее, сделав определенный проект протокола совещания.

Но прежде важно определиться, какого типа мероприятие необходимо будет в нем зафиксировать и как должен быть оформлен сам документ. Далее обсудим, какие именно собрания важно протоколировать и как это делать правильно. Данный тип мероприятий может проводиться согласно годовому плану предприятия, а также срочно или вне очереди.

Если оно запланированное, то для секретаря это существенно облегчает ход работы. Можно заранее составить шаблон протокола и наметить основные вопросы, которые будут обсуждаться. Это сократит время на заполнение документа во время совещания. В данном случае в протоколе указываются вопросы, которые планово решаются из года в год, текущие задачи и цели фирмы.

Помимо этого, уточняют список лиц, ответственных за принятие решений, а также основные выводы и предложения. Данное мероприятие имеет несколько разновидностей. Выделяют заседания органов управления, учредителей, экспертной комиссии.

Обычно на такого рода переговорах обсуждают не текущие задачи, а более глобальные цели деятельности компании. Поэтому заседания чаще всего бывают довольно затяжными. Например, на них рассматривают, насколько эффективно фирма работала в последние годы, и определяют на основании этого направления дальнейшего развития.

То есть, если совещание проводят для решения текущих задач, то заседание — для обсуждения стратегических вопросов. Протокол хода заседания также должен фиксировать все обсуждаемые на нем темы.

При этом могут отсутствовать конкретно принятые решения, но все основные события переговоров должны быть отображены в данном документе. Отличительной особенностью заседания экспертной комиссии является то, что оно должно проводиться ежегодно, а вопросы, обсуждаемые на нем, обычно не меняются из раза в раз. Например, на таком собрании утверждают номенклатуру дел, перечень документов, подлежащих уничтожению и т. Если будут ликвидированы бумаги без официально оформленного протокола, то это может быть расценено как незаконная процедура.

При этом сама форма документа может дублироваться. Собрание и заседание — схожие мероприятия, поэтому протоколы для них оформляются практически одинаково. Разница в том, что на заседании обычно присутствует ограниченный круг лиц, в то время как в собрании может участвовать весь трудовой коллектив. Поэтому и количество участников собрания, и сроки его проведения могут быть в разы больше.

Бывает довольно проблематично заполнять протокол в ходе самого мероприятия, гораздо удобнее воспользоваться записывающими устройствами, а документально оформить все после его завершения. Используя аудио или видеозаписи, можно без труда заполнить бланк протокола. При этом не обязательно подробно записывать предложения каждого выступающего.

Обычно, чтобы принять решение на собрании, прибегают к методу голосования. Задача контроля оформления протокола совещания обычно ложится на одного из делопроизводителей отдела кадров, личного помощника директора организации или другого сотрудника, занимающего должность секретаря. Руководство может назначить его заранее или непосредственно перед началом проведения мероприятия. Иногда, если собрание проводится в закрытом режиме и круг его участников сильно ограничен, ответственный за ведение протокола назначается из числа присутствующих независимо от должности.

Если данный документ сотрудник заполняет впервые, для удобства ему предоставляют образец или шаблон, где последовательно и корректно фиксируются все вопросы, обсуждаемые на совещании. Как уже отмечалось выше, законодательство Российской Федерации не предусматривает разработку определенной формы и содержания такого документа, как протокол совещания.

Обычно предприятие использует для этих целей фирменный бланк. При этом для каждого конкретного случая может быть разработан свой шаблон протокола например, заседание экспертной комиссии, общее собрание трудового коллектива, совещание отдела и т. Официальное юридическое наименование организации, номер и дату протокола.

Обычно нумерация таких документов сквозная, последовательная с начала каждого календарного года. Повестка дня — основные вопросы, которые нуждаются в обсуждении.

Их перечень составляется заранее обычно участников собрания предупреждают, по какому поводу их собирают на переговоры. Также к протоколу может быть оформлено приложение. Там указывают документы, которые прикрепляются к материалам собрания, аудио или видеофайлы. В перечне приложенных документов указывают, сколько страниц они содержат, копия это или оригинал, их полное наименование.

Скачать пустой бланк протокола совещания. Когда в собрании участвует большое количество человек, регистрацию могут проводить сразу несколько работников. Заполнять протокол также допустимо совместно. До начала собрания утверждается регламент проведения совещания и вывешивается на видном месте, чтобы все могли с ним ознакомиться.

Если директор организации захочет получить пояснения по определенному предложению, он сможет уточнить их непосредственно у сотрудника, а не в протоколе совещания. Дословно приводить чьи-то высказывания также не нужно. Достаточно передать суть выступления сотрудника. Отметим, что всё же бывают случаи, когда фиксировать доклады и предложения важно довольно подробно. Обычно это обговаривается заранее, если информация касается особенно важных вопросов, обсуждаемых на заседании.

Наименование протокола должно содержать название органа, проводящего собрание. Дата протокола должна совпадать с датой проведения мероприятия, даже если сам документ оформлялся после или шаблон был сделан заранее. Если собрание длилось на протяжении нескольких дней, то в протоколе необходимо указать даты его начала и окончания.

Номер протокола — порядковый номер документа в пределах текущего календарного года или срока действия органа управления. В данной части помимо названия протокола указываются председателя и секретаря собрания. Это перечень вопросов, которые выносятся на обсуждение трудового коллектива. Помимо тематики здесь указывают фамилии и инициалы докладчиков. Согласно перечню вопросов преамбулы протокола оформляется его основная часть. Она включает в себя столько разделов, сколько вопросов выносится на повестку дня.

Другими словами, если вводная часть документа оформляется по единому образцу, то основная может иметь разное содержание в зависимости от того, обсуждению каких вопросов посвящено совещание. Протокол может быть кратким оформляется тогда, когда в акте указаны только основные вопросы, данные докладчиков и принятые по проблемам решения. Чаще всего такой тип документа заполняют на оперативных совещаниях. Другой тип протокола - полный. Помимо всех данных, указываемых в кратком протоколе, в нем уточняют содержание докладов выступавших сотрудников, вопросы по докладам, высказывания, замечания и мнения других участников переговоров.

Такой протокол позволяет дать полную картину совещания. Независимо от типа документа, в основной его части выделяют столько же разделов, сколько вопросов перечислено в преамбуле. Оформление очень важно, так как позволяет сделать документ структурным и более читабельным, а каждый вопрос и решение по нему выделенным.

При этом после фамилии и инициалов в именительном падеже ставят среднее тире, а затем уже кратко излагают содержание выступления. Оно записывается от третьего лица. Если текст доклада оформлен отдельным документом, допускается после имени докладчика указать, что запись выступления прилагается к протоколу. После среднего тире указывается содержание самого вопроса. Заполнением данного документа занимается ответственный секретарь.

Он подписывает протокол и в течение трех дней после завершения совещания передает его на подпись председателю. Подписи должны быть отделены от текста тремя полуторными интервалами. При этом должность печатают от левого края, а последняя буква фамилии сотрудника, подписывающего протокол, должна быть ограничена правым полем документа.

Выписка из протокола. Выписка из протокола - это копия его части. Ее готовят в тех случаях, когда необходимо уточнить информацию по какому-либо конкретному вопросу, поднимаемому на совещании.

Протокол совещания: пример оформления документа

Протокол совещания — документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим. К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс. Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Бесплатные шаблоны протокола собрания в Microsoft Word

Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже. По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:. Таким образом, основная задача документа — зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком — нет.

Протокол совещания

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Каждое заседание, совещание и деловая встреча требуют протоколирования. В материале подробно рассмотрим, как правильно составить протокол совещания. Расскажем о правилах оформления документа. Многие сотрудники секретариата знают, что оформление и составление протокола совещания — долгое и утомительное занятие. Связано это с тем, что данный документ содержит в себе большое количество информации, объем которой не ограничивается одной-двумя страницами.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 2. Составление и оформление протокола

Протокол совещания: образцы 2020 года

Если вы знаете, как именно составлять протокол совещания, тогда каждая подобная деловая встреча будет плодотворной и ведущей ваш бизнес к постоянному росту и развитию. Но чтобы это произошло, важно соблюдать правила и этапы протоколирования, а именно, понимать, как подготовиться к мероприятию, какие детали фиксировать в документе, как грамотно всё это оформить и затем хранить. Если вы хотите узнать все основы и тонкости данного процесса, то читайте далее нашу статью. Специальный документ, который составляется с целью фиксирования всех основных вопросов, обсуждаемых на собраниях трудового коллектива, в деловой практике называется протоколом совещания.

Протокол — документ , в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

.

Протокол совещания: правила составления [+ образец]

.

.

.

.

.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 4
  1. Константин

    Закон о военном положении будет работать, как и другие законы в нашей стране, лишь на бумаге. Все будут знать, что оно введено и при этом не будут наблюдать никаких его признаков. Пресса будет трубить о повышении и без того повышенной боеготовности, везде будет мелькать Порошенко в камуфляже, путешествующий по приграничным областям на белом коне с инспекцией, совет Европы выразит в очередной раз озабоченность. И, собственно, всё.

  2. Наталия

    При покупке Евробляхи нужно было понимать все эти тонкости. И найти правильную фирму которая этим занимаеться

  3. anycun

    Господин Корнев, это позор. Со знающим видом говоришь о четвертом технологическом укладе, и одновременно ратуешь за повышение пенсионного возраста. И мало того, говоришь что пенсии вообще надо отменить чтобы было как при Петре Первом! Качество жизни падает, а пенсии вообще нафиг отменить? Чтобы как на Кавказе было (причем на Кавказе времен 19 века, судя по всему). И зачем людям тогда вообще это государство? Грамотный адвокат, полезный канал ведёт. Но зачем лезть в политические темы, особенно если имеешь весьма экзотические взгляды? Говорить, конечно, имеешь право всё что угодно. Но с меня ДИЗЛАЙК И ОТПИСКА.

  4. Ермолай

    Память у наших Экономических Юристов на Уровне молодой Девицы./Непомнит кому давала/.Большенство людей закроют свои вклады в банках и будут расплачиваться наличными . ./В USA жёская налоговая система по безналу в ПУТЕНСКОЙ РосСии наверно посчитали что могут скопировать систему взымания налогов у Американцев, .Но жиЗнь подсказывает ,что Американцы любят НАЛИЧЬКУ.и им проще за наличку ЖИТЬ. .Почему там нет дифицита ДОЛЛАРОВ ? )))там есть станок который снабжает весь Мир долларами. В России ? ,нехватка наличных средст приведёт дополнительному вбросу Рублёвой массы.Чёрный рынок валюты вновь захлеснёт Страну.Экономика страны спалзёт на уровень начала 90-Х годов.Что будет дальше , трудно предсказать !

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных